Stappenplan aanleveren (basis- of plannings) roosterbestand
9 december 2024
Klik hier voor een printvriendelijke versie
Hieronder worden de stappen beschreven hoe u de IPTO-gegevens via het roosterpakket kunt aanleveren. Levert u een roosterbestand per vestiging aan, maar:
- als er één roosterbestand wordt gebruikt voor meerdere vestigingen binnen één brin
- als één roosterbestand wordt gebruikt voor meerdere vestigingen bij meerdere brins,
- als er meerdere roosters zijn voor één vestiging,
neemt u dan eerst contact met ons op zodat wij dit kunnen registreren. Een rooster voor meerdere vestigingen moet niet worden geüpload bij elke vestiging waarop het betrekking heeft, maar alleen bij de hoofdvestiging.
Het gaat om een plannings- of basisrooster, dus niet om een dagrooster waarin mogelijk vervangingsuren of excursies of een projectweek zijn opgenomen.
Het rooster moet representatief zijn voor week 40 (30 september t/m 4 oktober). Als het roosterbestand voor week 40 niet representatief is, dan (bij voorkeur) week 39 (23 t/m 27 september) of 41 (7 t/m 11 oktober). Het rooster mag een grotere periode bevatten, maar een van de bovengenoemde weken moet erin verwerkt zijn, anders kunt u het roosterbestand niet op de website uploaden. Zorgt u ervoor dat in het rooster geen vervangingsuren zijn opgenomen, en dat er lessen zijn op alle dagen. Als er in een bepaalde week bijvoorbeeld een studiedag is geweest, dan is het rooster niet representatief en pakt u een andere week die dat wel is. (Let op: mogelijk is week 40 op uw school niet representatief door activiteiten in het kader van de Nationale Onderwijs Week zoals een studiedag.)
U kunt uw roosterbestand uploaden als uw school één of meerdere van de volgende roosterpakketten gebruikt:
Het maakt niet uit als de ene locatie een ander roosterpakket gebruikt dan de andere locatie. Het rooster moet per vestiging worden aangeleverd. Elke vestiging heeft een eigen link voor het uploaden van het rooster. (Heeft het rooster betrekking op meerdere vestigingen, dan moet het rooster slechts eenmaal worden aangeleverd. Neemt u dan ook eerst contact met ons op om aan te geven op welke vestigingen het rooster betrekking heeft.)
Neemt u ook contact met ons op als u een ander digitaal roosterpakket gebruikt. Wij zullen dan kijken of dit roosterpakket geschikt is om door ons te worden verwerkt. Zo niet, dan wordt u op een later tijdstip gevraagd om aan de hand van de personeelsgegevens per docent aan te geven welk vak hij geeft, aan welk leerjaar en hoeveel lesuren. Dit zal pas zijn nadat we de personeelsgegevens via DUO en de salarisverwerkers hebben ontvangen en dat is niet eerder dan eind maart/begin april 2025.
Exporteren roosterbestand
Er volgt nu uitleg per roosterpakket. Let erop dat we de gegevens krijgen van alle locaties/vestigingen. Het is geen probleem als deze gegevens in verschillende bestanden of roosterpakketten zitten (een school zou ook twee roosters kunnen hebben omdat er apart roosters zijn voor de onderbouw en de bovenbouw). Omdat u het rooster uploadt bij een bepaalde vestiging, gaan we ervan uit dat het rooster voor die betreffende vestiging is. Het gaat om de peildatum week 40 2024 (30 september t/m 4 oktober) mits dit een normale (representatieve) schoolweek is (anders kiest u voor week 39 of week 40).
Untis (van Untis Roostersoftware)
Bij Untis moet u het totale untis-bestand openen. Hierin moeten week 40 (en eventueel een extra week 39 of 41) van 2024 staan.
- Ga naar de map van een Untis-school/locaties
- Open het roosterbestand (.untis)
- Als u met perioden werkt selecteert u eerst de periode waarbinnen het door ons gevraagde tijdbereik (maandag 30 september t/m vrijdag 4 oktober) valt
- Ga naar 'bestand'
- Klik op 'import/export'
- Klik op 'Nederland’
- Klik op ‘Algemeen’
- Kies bij Exportmap een locatie waar de bestanden geplaatst kunnen worden
- Klik op Exporteren
10. Ga naar de map waar u de bestanden hebt weggeschreven. Untis heeft 4 bestanden aangemaakt.
11. Upload het bestand ‘timetablebasic.txt' op de IPTO website door de instructies bij 'Lesduur en bestand uploaden' te volgen via de link in de e-mail.
Rostar EduFlex (van Eduflex Schedule)
- Open Rostar Eduflex en open het bestand van uw school
- Ga naar 'bestand'
- Ga naar 'uitvoer'
- Klik op 'rooster in csv-formaat'
- Selecteer de plek waar u de uitdraai wilt opslaan
- Selecteer de startdatum maandag 30 september en de einddatum vrijdag 4 oktober 2024 (week 40)
- Klik op 'ok' en vervolgens genereert de computer een csv-bestand
- Upload het .csv bestand op de IPTO website door de instructies bij 'Lesduur en bestand uploaden' te volgen via de link in de e-mail.
Zermelo (van Zermelo)
Vanuit Zermelo hebben wij uiteindelijk een U maakt een .csv exportbestand.
1. Ga naar het portal
2. Ga naar Koppelingen en klik op Exports
3. Klik op de knop <Ipto>
4. Selecteer alle afdelingen en klik op de knop <Exporteren>
5. Standaard is week 40 al voor u geselecteerd. Als u een andere week wilt kunt u deze hier kiezen. Dit doet u als bijvoorbeeld week 40 niet representatief is.
6. Klik nogmaals op de knop <Exporteren>
7. Klik op de knop < Opslaan>
8. Er is nu een .txt bestand gemaakt met de benodigde gegevens
9. Upload het .txt bestand op de IPTO website door de instructies bij 'Lesduur en bestand uploaden' te volgen via de link in de e-mail.
Ter info: Zermelo heeft in 2023 haar export aangepast zodat alle lessen geplande lessen zijn. De 'Gegeven' lessen zijn ook daadwerkelijk zo gegeven. Er wordt een basisrooster gemaakt. Dat wil zeggen dat als er een les is uitgevallen, alleen de oorspronkelijke versie wordt opgestuurd en vervalEnVervangInfo op "Uitgevallen" wordt gezet. Het is dus een basisrooster les (= een oorspronkelijk geplande les) waar een dagroosterwijziging op is geweest. De dagroosterwijziging zit niet in de export. Voor de IPTO hoeven we dan niet te filteren op de lessen, maar gebruiken alle regels uit het rooster.
Kortom: als u de instructies volgt, krijgen we precies het bestand dat wij nodig hebben voor de meting.
Xedule (van Advitrae)
Om gebruik te kunnen maken van de IPTO-export moet de gebruiker geautoriseerd zijn voor het onderdeel Export > Rapportages. Indien dit nog niet het geval is, kan dit via de interne functioneel beheerder geregeld worden.
1. Open het instellingenoverzicht en stel het filter in het overzicht op p1
2. Selecteer week 40
3. Sluit het instellingenoverzicht
4. Zoek in het filter op het rapport IPTO
5. Klik onder Rapporten op het icoontje 
in de regel 'IPTO'
6. In de kolom 'Gewijzigd' verschijnt de datum en het tijdstip waarop het rapport is gegenereerd
7. Klik onder Resultaten met de muis op 
in de eerste kolom om het rapport te exporteren
8. Ga vervolgens naar de map waar het bestand 2024-2025.p1.wk40.WBF is opgeslagen. Dit is meestal de map: Deze pc > Downloads
9. Upload het .wbf bestand op de IPTO website door de instructies bij 'Lesduur en bestand uploaden' te volgen via de link in de e-mail.
Presentis (van Presentis)
Bepaal de peildatum. Voor het schooljaar 2024/2025 is dat bij voorkeur (de week van) 30 september t/m 4 oktober 2024 (week 40).
1. Ga naar beheer / rooster
2. Klik onderaan op 'export'
3. Bepaal de peildatum. Voor het schooljaar 2024/2025 is dat bij voorkeur (de week van) 30 september t/m 4 oktober 2024 (week 40)
4. Let erop dat het vinkje bij "lesduur docenten zonder leerlingen ook exporteren" uit staat
5. Klik op "maak CSV bestand"
6. Sla dit bestand ergens op
7. Upload het .csv bestand op de IPTO website door de instructies bij 'Lesduur en bestand uploaden' te volgen via de link in de e-mail.